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出力することを忘れないように何かを書きます

G Suiteって何なの?元一人情シスが語るG Suite(旧Google Apps)の特徴とメリット

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私はプライベートでもGoogle Appsをよく使っています。そして昨年まで情シスとして働いていた会社では私の独断と偏見も最大限反映される形でグループウェアをGoogle Appsに乗り換えました。


普段からGoogle Appsという言葉を言い慣れ・聞き慣れていたのに、いつの間にか名称が「G Suite」に変わっていました。2016年9月29日に名称変更したようです。

support.google.com

うん…なんだかちょっと呼びづらい名称。棒線がやや多めな気がしないでもありませんが…。

この記事では、で、結局G Suiteって何なの?という点やサービスの特徴・メリットについてまとめたいと思います。

グループウェア

多くの企業がグループウェアというものを採用しています。グループウェアとは何かをざっくり解説すると、社内の掲示板やカレンダー、施設予約機能やメッセンジャーなどのコミュニケーションツールをひとまとめにした製品のことです。

G Suiteはこのグループウェアという分類に当てはまる製品です。他の会社がリリースしているグループウェアで代表的なのはマイクロソフトのOffice 365や、古くから愛されているものとしてIBMのロータスなどがあります。

グループウェアでできること

例えば社内に掲示板を作成して周知や知識に関する情報をひとまとめにしたり、よく使うファイルを添付して共有したり、メッセンジャーなどのコミュニケーションツールを用いて他の社員とのやりとりを円滑にはかることができます。

つまり、情報(資料)の整理やコミュニケーションを促進することができるツールがグループウェアです。

G Suiteとは

Googleがリリースしているサービスには様々なものがあります。例えば以下に列挙すると…

・Googleドライブ
・Googleドキュメント
・Googleスプレッドシート
・Googleスライド
・Googleカレンダー
・Googleフォト
・Googleサイト
・ハングアウト
・Gmail

などなど。

これらのサービスは個人でGoogleアカウントを取得しても全て無料で利用することができるサービスですが、GoogleはこれらのサービスをひとまとめにしてG Suiteという主に企業向けのサービスとして展開しています。

無料のものが有料になっちゃう?

G Suiteという企業向けに展開しているサービスは、1ユーザーあたり月額500円かかります。(年額払いの場合の料金、他にもドライブ容量が大きく監査機能付きのより高いプランもある)

gsuite.google.com


個人でGoogleアカウントを取得して利用すれば個々のサービスは全て無料で利用することができますが、この法人向けサービスを利用する場合には最低でも年に6,000円の費用がかかります。

「え?普通に使えば無料なのになんで有料なの?」と思ったかもしれませんが、企業がG Suiteとして各サービスを導入すれば専用の管理コンソールが使えるので、システム管理者がファイルや情報の公開設定などを一元管理・監視することができます。

よく、社員がクラウドドライブに保存した機密情報を誤って全体公開にしていたといったニュース報道がありますが、管理コンソールを使ってシステム管理者が一元管理をしていれば、こういったヒューマンエラーが防ぎやすくなるというメリットがあります。

また、G Suiteではファイルや各種発信に関するデフォルトの公開設定が「社内のみ(或いは自分のみ)」になっているので、ITリテラシーがあまり高くない社員が使っていても、操作ミスによる情報漏えいを防ぎやすいといったメリットがあります。

つまり、企業向けに展開しているG Suiteというサービスは有料ではあるものの、個人がGoogleアカウントを取得して個々にサービスを使うよりも遥かにセキュリティ面で安心(管理者・責任者が監視できる)といったメリットがあります。

自前でサーバーを用意する必要がない

社内で使用しているパソコンにおいて、よくエクスプローラーから共有フォルダを開いて、そこにファイルを保存するという文化があると思いますが、その共有フォルダというのは多くの場合、自社で管理・運営しているサーバーの中に作成したフォルダのことを指します。

また、そういったフォルダの場合は社員によってアクセスできる共有フォルダ内のフォルダが厳密に制御されていることがありますが、あれは社内にWindows ServerというサーバーOSをたてて、その上でActive Directoryというユーザーアカウントを制御する機能を実行した上で各種アカウントや権限の管理をしています。

このようなファイルの保存や他者との共有は、G Suiteの中に含まれているGoogleドライブですることができますが、GoogleドライブはGoogleのサーバー上でのファイル保存や共有となるので、自社でサーバーを賄わなくてもファイルを管理することができます。各ファイルの閲覧権限も個々のファイルごとに簡単な操作で設定ができますし、ユーザーの設定が社内のポリシーに反している場合には、システム管理者がコンソールから一括で修正することも可能です。

インストールの手間は不要(ブラウザで完結)

Googleが提供しているサービスは基本的にブラウザベースのウェブアプリなので、パソコンにインストールをする必要がありません。

サービスに対応しているブラウザとブラウザのバージョンがあれば、どのパソコンからでも使用することができるので、突発的な故障などでパソコンを入れ替えることになっても、手間のかかるデータ移行はせずにすぐ新しい環境で使用することができます。

デバイスを選ばずに使える

「インストールの手間は不要」にも書きましたが、G Suiteは基本的にウェブアプリなのでブラウザがあればWindowsでもMacでも全く同じ環境で使用することができます。

iOSやAndroidといったスマホ・タブレットに対応したOSでもブラウザがあれば基本的には使えますし、各サービスの専用アプリが用意されているので快適に利用することができます。

また、会社ごとにポリシーがあるので一概には言えませんが、個人端末からのアクセスを許容している開始では、自分の端末から会社で使っているアカウントにログインして、資料やメールをチェックしたりやり残した仕事を進めることができます。

Officeのファイルも使える

Googleドライブ上では「ドキュメント」「スプレッドシート」「スライド」という各種サービスで資料を作成することができます。以下は各種サービスの互換性です。

・ドキュメント→Word
・スプレッドシート→Excel
・スライド→PowerPoint

このように、Microsoft Officeがない環境でもドライブ上の各種サービスで資料を作成することは可能ですが、当然Microsoft Officeで作成した資料の閲覧や編集にも対応しているので、これまでOfficeで作成した情報資産も失うことはありません。

また、スプレッドシートではシートの同時編集(コラボレーション機能)に対応しているので、複数人で1つのシートを開いてタスク決めをしたり、各担当領域の数字を入力したりすることもできます。

マクロ(VBA)には対応していませんが、ウェブベースのサービスということもあり、Google Apps ScriptというJava Scriptベースの言語でファイルの自動化や連携をすることができます。

tonari-it.com


スケジュール管理も施設予約もカレンダーで完結

プライベートでGoogleカレンダーを使っている人はけっこう多いと認識していますが、G Suiteのカレンダー機能では個々のスケジュール管理、他社員とのスケジュール共有はもちろんのこと、社内の会議室などの施設予約機能も実装されています。

予めシステム管理者が設定した施設情報があるので、スケジュール作成の際には開催場所としてその施設をおさえることができます。もちろん、予約が重複しないように誰かがおさえた施設は後から他の人が同時刻にはおさえられないようにできています。

社内のハングアウトがけっこう便利

ハングアウトというのはGoogle版のLINEみたいなメッセージアプリのことです。Googleアカウントがあれば誰でもGoogleアカウント同士でのやりとりができるアプリですが、私が情シスとしてGoogle Apps(当時)を導入した背景にはこれがけっこう大きかったというのがあります。

まず、とても暗い会社だったのでテキストベースでも社員のやりとりを活発にしたかったこと、それから一部の社員は業務連絡を元からLINEでしていたようですが、中には外部からみれば機密情報と見なされる情報を含んだやり取りもあったこと。

これは大問題なので、「やるなら自分たちの庭の中でやってくれ」という意味合いも込めてハングアウトの積極活用を促しました。

これについては軒並み好評で以前に比べて聞きづらいような相談もしやすくなったという声を得ることができましたし、例えば電車遅延で遅れるといった連絡もしやすくなりました。(あとはちょっとした息抜きにも最適だったかなと)

問題点としては1on1のメッセージが可能になるため、誰かの悪口大になってしまったりセクハラ・パワハラに用いられてしまうといった負の事例もあるようですが、監査機能付きの月額プランに加入すればシステム管理者がメッセージやメールの内容を検閲することもできます。(これはこれで相当な権限だと思うので、導入は慎重に行うべきですが)

おわりに

ざっくりG Suiteの特徴やメリットについて紹介してみました。今回改めてこんな記事を書いた背景には身近で読んでほしい人がいたからです。

以前、私がG Suiteを導入した会社の中にもまだグループウェアとは何ぞや?とピンとこないままの人がいると思いますし、それからつい先程G Suiteに関する質問を受けたばかりなので、せっかくなので記事にしちゃいました。

よくよく読み返してみるとGoogleのエヴァンジェリスト(なぜかマイクロソフト風)のような宣伝効果バッチリの記事になっていると思うので、Googleさん褒めてください(笑)ちなみに私は別にまわし者でも何でもありません(笑)

上で紹介した機能の多くは他のグループウェアでも実現可能なことが多いですが、一番の魅力は個人的には価格設定の低さだと思います。

特に、中小企業にオススメしたいです。

中小企業の情シス担当者さんでグループウェアの選定に困っている場合、まずはトライアルで使ってみることができるので、ITリテラシーが高めの社員や賛同を得られそうな社員、それから意思決定者に口利きできそうな社員を巻き込んで、まずはトライアルしてみるといいかもしれませんね。


でででーさん
d3dayo.hateblo.jp